Oświadczenie o prywatności

Polityka prywatności VarioGroup

Polityka prywatności dla pracowników i kandydatów Variogroep
Wprowadzenie
Jako firma chcemy spełniać wymogi ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Uważamy również za istotne, by przekazać Ci, jako kandydatowi lub pracownikowi, informacje na temat:

• danych osobowych, które przetwarzamy;

• sposobu przetwarzania danych osobowych;

• udostępniania danych innym podmiotom w Europie lub poza nią;

• okresu przechowywania Twoich danych osobowych;

• sposobu zabezpieczenia tych danych.

W niniejszej polityce prywatności informujemy ponadto o przysługujących Ci prawach. Na końcu znajdziesz informacje, gdzie można kierować pytania, wnioski lub skargi. Prosimy o uważne zapoznanie się z przedstawionymi informacjami.

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Oznacza to, że te informacje są bezpośrednio związane z Tobą lub mogą umożliwić identyfikację Twojej tożsamości. Może to być Twoje imię i nazwisko, data urodzenia i adres, ale także numer pracownika, służbowy adres e-mail lub numer telefonu.

Przetwarzanie danych osobowych dotyczy wszystkich czynności wykonywanych z użyciem Twoich danych osobowych – od gromadzenia danych po ich zniszczenie. Jest to zatem bardzo szerokie pojęcie.

W każdym przypadku obejmuje to zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, przesyłanie, rozpowszechnianie, udostępnianie, dopasowywanie, łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie danych.

Podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy Twoje dane osobowe z jednego lub wielu wymienionych niżej powodów. Zostały one określone w rozporządzeniu:

• jeśli dane są potrzebne do podjęcia decyzji, czy chcemy zawrzeć z Tobą umowę o pracę;

• jeśli dane są potrzebne do zawarcia lub realizacji umowy o pracę;

• jeśli dane są potrzebne do wypełnienia zobowiązań prawnych, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych (m.in. prawidłowego odprowadzenia podatków i składek lub obowiązku identyfikacji);

• jeśli dane są potrzebne z uwagi na nasz uzasadniony interes jako firmy (na przykład w sytuacji, gdy musimy się bronić w postępowaniu sądowym); lub

• w sytuacji zagrożenia życia (np. w sytuacji nadzwyczajnej, takiej jak wypadek lub w przypadku dolegliwości wymagającej pomocy doraźnej). W takim przypadku potrzebujemy Twoich danych osobowych (takich jak informacje o stanie zdrowia w przypadku poważnej alergii, epilepsji lub cukrzycy) np. w celu podania leków, zorganizowania pomocy lub poinformowania innych osób (np. członków Twojej rodziny);

• potrzebujemy Twojej wyraźnej i jednoznacznej zgody na określone działania.

Obowiązek przekazywania danych
Twoim obowiązkiem jest przekazywać nam wymagane dane, jeśli przetwarzanie tych danych jest niezbędne na przykład do zawarcia lub realizacji umowy o pracę bądź wypełnienia obowiązku ustawowego. Dane mogą być również potrzebne do zgłoszenia Cię do programu emerytalnego, ubezpieczenia zbiorowego lub zawarcia umowy leasingu. W takich przypadkach nie możesz odmówić przekazania danych. Jeśli jednak odmówisz, może się to wiązać z brakiem możliwości zawarcia umowy lub skorzystania z określonych usług.

Dane osobowe, które przetwarzamy
Przetwarzamy wyłącznie następujące dane:

Kandydaci

· Twoje nazwisko, imiona, inicjały, ewentualny tytuł, płeć, datę urodzenia, adres, kod pocztowy, miejsce zamieszkania, numer telefonu i inne dane, których potrzebujemy, aby się z Tobą skontaktować, np. adres e-mail;

· Twój numer rachunku bankowego (w celu zwrotu kosztów transportu, które ponosisz w związku z procesem rekrutacji);

· dane wymienione w pierwszym podpunkcie dotyczące rodziców lub opiekunów, jeśli jesteś niepełnoletni(a);

· dane na temat ukończonych oraz bieżących szkół, kursów i staży;

· dane na temat stanowiska, o które się ubiegasz;

· dane dotyczące charakteru i zakresu Twojej obecnego stanowiska oraz dane dotyczące zakończenia pracy na obecnym stanowisku;

· dane dotyczące charakteru i zakresu poprzednich stanowisk oraz dane dotyczące zakończenia pracy na poprzednich stanowiskach;

· inne dane związane z wykonywaniem obowiązków na stanowisku przekazane przez Ciebie lub Tobie znane;

· inne dane potrzebne do wykonania lub stosowania przepisów prawnych.

Przetwarzanie wyżej wymienionych danych odbywa się wyłącznie na potrzeby realizacji jednego lub kilku poniższych celów:

· ocena Twoich predyspozycji na stanowisko, które jest lub może być dostępne;

· rozliczenie kosztów poniesionych przez Ciebie w związku z procesem rekrutacji;

· wewnętrzna kontrola i bezpieczeństwo przedsiębiorstwa;

· wykonanie lub stosowanie przepisów prawnych.

Pracownicy

W administracji personelu przetwarzamy wyłącznie następujące dane:

· Twój numer rachunku bankowego;

· numer administracyjny, który nie obejmuje innych informacji niż te, o których mowa w pierwszym podpunkcie;

· Twoje obywatelstwo i miejsce urodzenia;

· dane wymienione w pierwszym podpunkcie dotyczące rodziców lub opiekunów, jeśli jesteś niepełnoletni(a);

· dane na temat ukończonych oraz bieżących szkół, kursów i staży;

· dane dotyczące Twojego stanowiska lub poprzedniego stanowiska i dane dotyczące charakteru, zakresu i zakończenia umowy o pracę;

· dane potrzebne do ewidencji Twojej nieobecności w miejscu wykonywania prac;

· dane potrzebne do ewidencji Twojej nieobecności w związku z urlopem, skróceniem czasu pracy, porodem lub chorobą, z wyjątkiem danych dotyczących charakteru choroby;

· dane przechowywane w Twoim interesie dla celów związanych z warunkami zatrudnienia;

· dane potrzebne do realizacji uzgodnionych warunków zatrudnienia. W stosownych przypadkach może to obejmować również dane o Twoich obecnych i byłych członkach rodziny;

· dane dotyczące (organizacji) oceny pracowników i doradztwa zawodowego, o ile dane te są Ci znane;

· dane potrzebne do wykonania lub stosowania przepisów prawnych.

Przetwarzanie wyżej wymienionych danych odbywa się wyłącznie na potrzeby realizacji jednego lub kilku poniższych celów:

· kierowanie Twoimi pracami;

· obsługa spraw związanych z kadrami;

· określanie wysokości i wypłata Twojego wynagrodzenia;

· regulowanie porozumień dotyczących świadczeń w związku z zakończeniem umowy o pracę;

· Twoje kształcenie;

· zakładowa opieka zdrowotna, którą jesteś objęty(a);

· firmowa działalność socjalna;

· wybory członków rady pracowniczej lub przedstawicieli pracowników;

· wewnętrzna kontrola i bezpieczeństwo przedsiębiorstwa;

· realizacja warunków zatrudnienia, które Cię obejmują;

· sporządzenie listy dat urodzin pracowników oraz innych uroczystości i wydarzeń;

· zwolnienie z pracy;

· administracja stowarzyszenia pracowniczego i stowarzyszenia byłych pracowników;

· egzekucja należności. Obejmuje to również przekazanie roszczenia np. firmie windykacyjnej lub komornikowi;

· rozstrzyganie sporów oraz przeprowadzanie audytu;

· przeniesienie lub tymczasowe zatrudnienie w innej części grupy przedsiębiorstw powiązanych z naszą firmą;

· wykonanie lub stosowanie innych przepisów prawnych.

W administracji płac przetwarzamy wyłącznie następujące dane:

· numer administracyjny, który nie obejmuje innych informacji niż te, o których mowa w poprzednim podpunkcie;

· Twoje obywatelstwo i miejsce urodzenia;

· dane wymienione w pierwszym podpunkcie dotyczące rodziców lub opiekunów, jeśli jesteś niepełnoletni(a);

· dane potrzebne do obliczania, określania i wypłaty wynagrodzenia, rekompensat i innych świadczeń i wynagrodzeń niepieniężnych, należnych Tobie lub wypłacanych na Twoją rzecz;

· dane potrzebne do obliczania, określania i opłacania podatków i składek na Twoją rzecz;

· dane potrzebne do realizacji warunków zatrudnienia, które Cię obejmują. W stosownych przypadkach może to obejmować również dane na temat Twoich obecnych i byłych członków rodziny;

· dane potrzebne do wykonania lub stosowania przepisów prawnych.

Przetwarzanie wyżej wymienionych danych odbywa się wyłącznie na potrzeby realizacji jednego lub kilku poniższych celów:

· obliczanie, określanie i wypłata wynagrodzenia, rekompensat i innych świadczeń i wynagrodzeń niepieniężnych, należnych Tobie lub wypłacanych na Twoją rzecz;

· obliczanie, określanie i opłacanie podatków i składek na Twoją rzecz;

· warunki zatrudnienia, które Cię obejmują;

· administracja personelu;

· regulowanie porozumień dotyczących świadczeń w związku z zakończeniem umowy o pracę;

· przeniesienie lub tymczasowe zatrudnienie w innej części grupy przedsiębiorstw powiązanych z naszą firmą w ramach grupy;

· zwolnienie z pracy;

· egzekucja należności, w tym przekazywanie roszczeń stronom trzecim;

· rozstrzyganie sporów oraz przeprowadzanie audytu;

· wykonanie lub stosowanie innych przepisów prawnych.

Przekazywanie danych osobowych
Twoje dane osobowe wykorzystujemy zasadniczo wyłącznie na potrzeby własne (prowadzenie własnej działalności) w ramach rekrutacji oraz (realizacji) umowy o pracę. Wykorzystujemy te dane wyłącznie w celach, dla których zostały one przez nas pozyskane. W niektórych przypadkach może zaistnieć konieczność przekazania Twoich danych innym podmiotom, np. stronie przetwarzającej dane w naszym imieniu. Oto kilka przykładów:

• administracja płac: dane przekazywane są naszemu podmiotowi przetwarzającemu dane dotyczące wynagrodzeń;

• choroba i reintegracja: dane przekazywane są lekarzowi zakładowemu lub UWV;

• zajęcie wynagrodzenia: dane przekazywane są komornikowi;

• Organizacje rządowe w celu zapewnienia zgodności z lokalnymi przepisami ustawodawczymi i wykonawczymi

• Dokonywanie rezerwacji na potrzeby podróży służbowych

W stosownych przypadkach z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w naszym imieniu (tzw. podmiotami przetwarzającymi) zawieramy umowy o przetwarzanie danych osobowych. Dzięki temu w przypadku przekazywania danych tym podmiotom uzgodnione jest, że odpowiednio chronią one dane i terminowo zgłaszają (podejrzenia) wycieku danych.

Przechowywanie danych osobowych
Punktem wyjścia dla przechowywania danych osobowych jest zasada, że nie przechowujemy danych dłużej niż to konieczne do realizacji celu, dla którego je przetwarzamy. Uwzględniamy ustawowe okresy przechowywania danych, jeśli mają one zastosowanie. Możemy przechowywać dane przez dłuższy czas, jeśli mamy w tym uzasadniony interes (np. w sytuacji, gdy musimy się bronić w postępowaniu sądowym).

Ochrona danych osobowych
Chronimy Twoje dane osobowe dzięki środkom fizycznym, administracyjnym, organizacyjnym i technicznym. Dzięki temu gwarantujemy odpowiedni poziom ochrony. W razie konieczności podlega on okresowym modyfikacjom.

Twoje prawa
Na mocy RODO w odniesieniu do przetwarzanych przez nas danych osobowych masz prawo do:

• wglądu do swoich danych, np. akt pracowniczych (z wyjątkiem ewentualnych osobistych notatek Twoich przełożonych i innych osób);

• uzyskania kopii Twoich danych;

• uzyskania informacji na temat przetwarzania Twoich danych (w tym celu sporządzona została niniejsza polityka prywatności, jednak być może masz jeszcze inne pytania, na które nie ma w niej odpowiedzi);

• sprostowania niepoprawnych danych (uwaga: nie możesz zmienić raportu dotyczącego wyników lub oceny, jeśli się z nimi nie zgadzasz. Możesz jednak sporządzić oświadczenie, które zostanie dołączone do Twoich akt pracowniczych);

• uzupełnienia niekompletnych danych, gdy jest to konieczne do celów, dla których dane te są przetwarzane;

• usuwania danych w określonych przypadkach (uwaga: nie musimy spełniać tego żądania, jeśli mamy uzasadniony interes w (dalszym) przechowywaniu Twoich danych, jeżeli jest to konieczne w związku z realizacją Twojej umowy o pracę lub wypełnieniem obowiązku prawnego bądź z jakiegokolwiek innego powodu określonego przepisami);

• ograniczenia przetwarzanych danych osobowych w określonych przypadkach (uwaga: staramy się gromadzić jak najmniej danych – minimalizacja danych);

• wyrażenia sprzeciwu wobec wykorzystywania Twoich danych w określonych przypadkach;

• wycofania zgody, jeśli udzieliłeś(-aś) zgody na wykorzystanie Twoich danych (np. użycie Twojego zdjęcia na stronie prezentującej zespół lub na naszej stronie internetowej). Wycofanie zgody dotyczy przyszłego wykorzystania Twoich danych;

• otrzymania danych w powszechnie używanym formacie i, jeśli to technicznie możliwe, przesłania tych danych innemu administratorowi, jeśli samodzielnie dostarczyłeś(-aś) lub utworzyłeś(-aś) dane (np. wskutek użytkowania naszego systemu kadrowego) i udzieliłeś(-aś) na to zgody bądź jeśli dane są niezbędne do realizacji umowy, a także, jeśli dane przetwarzane są w sposób elektroniczny;

• wniesienia skargi do właściwego organu sprawującego w Holandii nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie prywatności. W Holandii funkcję tę pełni Urząd Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) w Hadze. W takim przypadku będziemy wdzięczni za uprzedni kontakt z nami, abyśmy mogli sprawdzić, czy jesteśmy w stanie rozwiązać problem.

W celu wykonania swoich praw należy zwrócić się do osoby kontaktowej wskazanej w niniejszej polityce prywatności. Jeśli mamy uzasadnione podstawy do odrzucenia Twojego wniosku, poinformujemy Cię o tym.

Osoby kontaktowe
W przypadku pytań, wniosków lub skarg dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt z Bobem Koevoetsem, kierownikiem działu kadr: e-mail b.koevoets@variopool.nl lub telefon +31 (0)226 333 000

Data i zmiany polityki prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w treści niniejszej polityki prywatności. Jeśli będą to istotne zmiany, powiadomimy Cię o nich. Niniejsza polityka prywatności została sporządzona 1 maja 2018 r.